Gli strumenti di intelligenza artificiale generativa sono ormai entrati negli studi professionali, spesso per iniziativa dei singoli collaboratori e senza regole condivise. Il rischio più concreto è semplice: un documento con dati dei clienti viene incollato in un servizio che nessuno ha verificato.

Per uno studio di piccole dimensioni non serve un programma di sicurezza da grande azienda. Servono poche misure, applicate con coerenza.

Le misure organizzative Una policy di una pagina sull’uso dell’AI: quali strumenti sono autorizzati e quali categorie di dati non vanno mai inserite, come dati sanitari, giudiziari o documenti coperti da segreto professionale. Anonimizzazione preventiva: prima di sottoporre un atto a un’AI si tolgono nomi, codici fiscali e riferimenti identificativi. Istruzioni scritte e formazione: ogni collaboratore sa cosa può fare, e una sessione all’anno su phishing, AI e gestione dei documenti è già sufficiente. Una procedura per gli incidenti: chi avvisare, in quanto tempo e chi valuta l’eventuale notifica al Garante.

Le misure tecniche Strumenti professionali con account aziendali, gestiti dallo studio e revocabili quando un collaboratore se ne va. Autenticazione a più fattori su posta, gestionali e accessi remoti: è la misura con il miglior rapporto tra costo ed efficacia. Backup isolato, con più versioni e ripristino testato. Aggiornamenti sotto controllo e sistemi non più supportati eliminati. Permessi differenziati: ciascuno accede solo alle pratiche di sua competenza.

Da dove partire Non serve fare tutto insieme. Per uno studio di cinque-dieci persone una base realistica è: policy sull’AI, autenticazione a più fattori, backup verificato, aggiornamenti e formazione annuale. Il resto si aggiunge in proporzione al rischio.

Queste misure non sono un adempimento formale: permettono al titolare di dimostrare, in caso di verifica o di incidente, di aver agito con la diligenza richiesta.

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